بسمه تعالي

  مقررات و ضوابط اجراي برنامه در مركز بين المللي همايش‌هاي رازي

  الف ) امكانات مركز همايش رازي:

  1 - مركز همايش‌هاي رازي داراي 7 سالن با امكانات سمعي و بصري، فيلمبرداري و ديتاپروژكتور به شرح زير مي‌باشد.

  - سالن 1 ( اصلي ) با ظرفيت 1060 نفر

  - سالن 2 و 3 با ظرفيت 300 نفر

  - سالن 4 و 5 با ظرفيت 120 نفر

  - سالن 6 و 7 با ظرفيت 80 نفر

  - سالن VIP با ظرفيت 30 نفر

  - سايت كامپيوتر با ظرفيت 12 دستگاه رايانه

  - سالن لابراتوار زبان با ظرفيت 36 نفر

  - سالن پذيرايي( سه سالن ) هر كدام با ظرفيت 400 نفر( در مجموع با ظرفيت 1200 نفر )

  2- تقويم مركز همايش‌هاي رازي در سايت دانشگاه ( WWW.iums.ac.ir )درقسمت مركز همايش‌هاي رازي به طور روزانه درج مي‌گردد. آدرس پست الكترونيكي مركز razicc@iums.ac.ir ، شماره تماس 82942700 - 88052254 و شماره فاكس مركز 88054414 مي باشد.

  3- شماره حساب بانكي مركز 2138209020000 نزد بانك رفاه شعبه دانشگاه علوم پزشكي كد 164 تمركز وجوه در آمد اختصاصي سالن همايش‌هاي رازي مي‌باشد.

  4- مراحل رزرو سالن : پس از ارايه درخواست كتبي جهت اجاره سالن از سوي مركز برگزاركننده در صورت موافقت مديريت مركز هزينه اجاره به طور مكتوب اعلام مي‌گردد. رزرو موقت هر يك از سالن‌ها منوط به پرداخت 25% از كل هزينه و رزرو نهايي منوط به پرداخت 75% مابقي تا زمان تعيين شده در نامه اعلام هزينه مي‌باشد. عدم پرداخت 25% هزينه (جهت رزرو موقت) و 75% هزينه (جهت رزرو قطعي) در تاريخ‌هاي تعيين‌شده، به منزله انصراف از برگزاري برنامه مي‌باشد.

  5 – هزينه اعلام شده براي هر روز مربوط به ساعت 8 الي 18 مي باشد و ساعت 18 به بعد، يك روز كامل محاسبه مي گردد . ضمنا هزينه استفاده از سالن به مدت كمتر از يك روز ، معادل يك روز كامل مي باشد.

  6- اصل فيش بانكي مبالغ واريز شده به حساب مركز، حداقل 72 ساعت قبل از افتتاح برنامه مي‌بايست به مديريت مركز تحويل داده شود. درغير اينصورت مركز همايش‌هاي رازي مجاز است از ورود كميته اجرايي به داخل سالن‌ها ممانعت بعمل‌ ‌آورد.

  7- در صورت لغو و يا تغيير تاريخ برنامه از سوي برگزاركننده مبلغ واريز شده عودت داده نمي‌شود.

  8- هرگونه كسورات قانوني هزينه اجراي برنامه در مركز همايش‌هاي رازي، به عهده برگزاركننده مي‌باشد.

  9- رعايت شئونات عرفي و اسلامي از جمله حجاب اسلامي، از سوي كليه افراد اعم از پرسنل كميته اجرايي، غرفه‌داران و
شركت كنندگان محترم الزامي و مسئوليت عواقب هر گونه تخلف به عهده مسئول برگزاري برنامه مي باشد .

  10- مجري برنامه موظف است يك نفر را به عنوان نماينده تام‌الاختيار جهت هماهنگي‌هاي لازم به مديريت مركز معرفي نمايد.

  11- مجري برنامه موظف است جزئيات برنامه را 72 ساعت قبل از زمان اجرا، به مركز همايش‌ها اعلام نمايد
در غير اينصورت اين مركز هيچگونه مسئوليتي را در قبال مشكلات پيش بيني نشده نمي پذيرد.

  12- تأمين نيروهاي خدماتي و امكانات پذيرايي از قبيل ميز ، صندلي و... به عهده برگزاركننده مي‌باشد.

  13 – وارد نمودن هر نوع كپسول و اجاق گاز به داخل مركز اكيدا ممنوع مي باشد و هر گونه اقدام مربوط به آماده نمودن غذا جهت سرو بايد در ضلع شمالي سالن پذيرايي انجام پذيرد.

  14- برگزاركننده موظف است حداكثر تا 72 ساعت قبل از افتتاح برنامه نام شركت پذيرايي كننده مراسم، شماره تماس و نماينده تام‌الاختيار آن شركت را به طور كتبي به مديريت مركز معرفي نمايد و تعهد كتبي شركت مذكور را مبني بر رعايت انظباط اداري در مركز و خروج كليه اموال و وسايل پذيرايي از مركز همايش‌هاي رازي بلافاصله پس از اتمام برنامه به مديريت مركز ارايه نمايد. در غير اين صورت مديريت مركز مجاز است در مورد اموال باقيمانده در مركز تصميم گيري و اقدام نمايد.

  15- مركز از قراردادن امكانات اداري همچون دستگاه كپي، فاكس و ... معذور مي‌باشد و پيش‌بيني چنين ملزوماتي با مجري برنامه مي‌باشد.

  16- در صورت نياز به ورود تعدادي از اتومبيل‌هاي برگزاركنندگان به داخل محوطه دانشگاه، مجري برنامه موظف است حداقل 48 ساعت قبل از شروع برنامه، مشخصات، شماره شهرباني و نام و سمت صاحب اتومبيل‌ها را ( حداكثر تا 30 مورد ) به طور كتبي به مديريت مركز همايش‌ها اعلام نمايد.

  17- مركز همايش‌هاي رازي هيچگونه تعهد و مسئوليتي در قبال اموال منقول كه توسط برگزاركننده به محل سالن‌ها و غرفه‌ها انتقال داده مي‌شود، ندارد.

  18- مركز برگزاركننده مجاز است، اموال خود را در طول برگزاري برنامه بيمه نمايد.

  19- هرگونه خسارت احتمالي به امكانات سالن و افراد شاغل در مركز كه به خاطر قصور برگزاركننده ايجاد شود، بايد جبران و تأمين گردد.

  20- به دليل عدم قبول مسئوليت نگهداري اموال برگزاركننده توسط مركز همايش‌هاي رازي، كليه اموال، كالاها و لوازم برگزار كننده و غرفه‌هاي نمايشگاهي بايد بلافاصله پس از پايان مراسم از مركز خارج گردد.

  21- بمنظور حفظ و نگهداري مناسب امكانات مركز، پذيرايي در داخل سالن‌هاي همايش و لابي مركز ممنوع مي‌باشد.

  22- فيلم برنامه 24 ساعت پس از اتمام مراسم و در صورت ارايه درخواست كتبي توسط برگزاركننده، به صورت DVD تهيه و در قبال دريافت رسيد و DVD خام تحويل مي‌گردد. ضمنا فيلم هر برنامه 72 ساعت پس از اتمام برنامه، از آرشيو واحد سمعي و بصري مركز همايش هاي رازي حذف مي گردد.

  23- لازم است كليه مراحل اجراي برنامه با هماهنگي كامل مركز و كسب موافقت از مدير مركز به انجام برسد.

  24- اين مركز هيچگونه مسئوليتي در قبال وسايل شركت كنندگان ، غرفه داران و اعضاي كميته اجرايي نخواهد داشت و حفظ و نگهداري اموال بعهده خود افراد مي باشد.

  25- توزيع هر گونه مواد خوراكي در محوطه فضاي نمايشگاهي بدون هماهنگي با مديريت مركز ممنوع مي باشد.

  ب) فضاي نمايشگاهي مركز همايش هاي رازي :

  1- در صورت عدم دريافت مجوز جهت برپايي نمايشگاه جانبي از سوي مركز مديريت و هماهنگي امور بازرگاني وزارت بهداشت، درمان و آموزش پزشكي؛ و ارائه آن قبل از پرداخت 25% هزينه به مديريت مركز ، از برپايي نمايشگاه جانبي ممانعت بعمل خواهد آمد .

  2- مركز همايش‌هاي رازي داراي 954 مترمربع فضاي نمايشگاهي مي‌باشد.

  3 - در صورت درخواست كتبي برگزار كننده و موافقت مديريت مركز و پرداخت هزينه آماده سازي از سوي برگزار كننده، يك روز اداري قبل از افتتاح برنامه، براي آماده نمودن سالن ها و فضاي نمايشگاهي جهت اجراي برنامه اختصاص داده مي شود. در غير اين صورت طرف دوم مي تواند حداكثر 3 ساعت قبل از افتتاح برنامه جهت آماده سازي مراجعه نمايد.

  4 – غرفه داران فقط در ساعات اداري ( 18-7) مي توانند جهت انتقال وسايل و تجهيزات مورد نياز به محل نمايشگاه مراجعه نمايند. حراست دانشگاه از ورود غرفه داران در ساعات غير اداري ممانعت به عمل مي آورد .

  5- برگزاركننده ملزم است زمان و ساعت آماده‌سازي را كه با هماهنگي و موافقت مديريت مركز تعيين شده است، رعايت نمايد.

  6- ايجاد غرفه مي‌بايست طبق پلان مركز همايش‌هاي رازي باشد و پلان اجراي نمايشگاه مي‌بايست حداقل يك هفته قبل از مراسم در اختيار مديريت مركز
قرار گيرد.

  7 – انجام عمليات غرفه سازي در داخل مركز اكيداً ممنوع است و حراست مركز همايشها از وارد نمودن هر نوع وسيله نجاري ، نقاشي و... به داخل مركز ممانعت به عمل مي آورد.

  8- ايجاد غرفه يا ميز در مسير راهها، پله‌ها، محوطه وسط سالن‌ها و جلوي ورودي واحدهاي مختلف مركز ممنوع مي‌باشد.

  9- نصب پلاكارد، پوستر و ... صرفاً در محل‌هايي كه با هماهنگي مديريت مركز همايش‌هاي رازي تعيين شده است و با استفاده از پانل‌هاي مخصوص كه توسط برگزاركننده تأمين مي‌شود؛ انجام مي‌گيرد و نصب آنها روي ديوارها و درب‌هاي مركز ممنوع مي‌باشد.